Modèle gratuit de registre de présence de chantier

Un registre de présence de chantier note qui est entré sur votre site, pour qui la personne travaille, et à quelle heure elle est arrivée et repartie. Il répond à deux questions : qui est sur le chantier en ce moment si quelque chose arrive, et qui était là mardi dernier quand le dommage a été fait. Ce modèle gratuit de registre de présence a 25 lignes par jour, calcule les heures sur place dans Excel et a une colonne pour confirmer que chaque personne a reçu l'accueil sécurité.

Quand il vous en faut un

Sur tout chantier où il y a des gens qui ne sont pas sur votre paie : les équipes des sous-traitants, les inspecteurs, les ingénieurs, le designer du client, les fournisseurs qui passent la clôture. Sur les plus gros chantiers, l'entrepreneur général l'exige souvent. Si un registre est obligatoire et ce qu'il doit contenir dépend des règles de santé et sécurité de votre province et des règles du chantier : vérifiez les deux. Au Québec, c'est du côté de la CNESST et du maître d'œuvre qu'il faut regarder. Pour deux de vos gars qui travaillent seuls dans une maison, c'est de trop.

Ce que contient le modèle

• En-tête. Entreprise, chantier, adresse du chantier, date, responsable du site et son numéro de téléphone, point de rassemblement et secouriste sur place. Ils sont en haut exprès : les gens les lisent en signant.
• 25 lignes numérotées. Nom en lettres moulées, entreprise, rôle ou raison de la visite, téléphone, arrivée, départ, heures sur place, accueil sécurité fait (O ou N) et signature.
• Heures sur place. Calculées à partir de l'arrivée et du départ, même pour un quart qui finit après minuit. La case reste vide tant que les deux heures ne sont pas inscrites.
• Totaux. Personnes inscrites (le compte des noms) et total des heures de la journée.
• Fin de journée. Une ligne pour les initiales du responsable qui confirme que tout le monde est sorti, puis signature et date.

Imprimez le CSV pour l'entrée, puis tapez la journée dans Excel au bureau pour avoir les heures et le compte.

Comment bien le remplir

1. Une feuille par jour, à l'entrée. Sur une planchette, avec un crayon attaché. Un registre qui reste dans le camion du contremaître n'est pas un registre.
2. Le nom en lettres moulées, puis la signature. Une signature seule ne se lit plus six mois plus tard. La colonne entreprise compte le plus : vous voulez savoir quel sous-traitant avait quatre personnes sur place.
3. Tapez les heures comme 7:30 ou 15:45 dans Excel. Écrit 730 ou 7 h 30, Excel ne voit pas une heure, et les heures sur place donnent 0 ou une erreur.
4. Un départ vide est un avertissement. C'est quelqu'un qui est encore sur le chantier, ou quelqu'un qui est parti sans signer. Avant de fermer, chaque ligne doit avoir une heure de départ et le responsable initiale le bas de la feuille.
5. Mettez O à l'accueil sécurité seulement quand il est fait. Risques, point de rassemblement, premiers soins, règles du chantier. La nouvelle recrue d'un sous-traitant, le troisième jour, est nouvelle même si son entreprise est là depuis le début.
6. Tenez-le à jour pendant la journée, pas juste à la fin. Lors d'une évacuation, cette feuille sert à compter le monde au point de rassemblement.
7. Servez-vous-en pour vérifier les factures en temps et matériel. Triez la version Excel par entreprise et additionnez les heures de cette entreprise. « On était quatre toute la semaine » se règle avec la feuille.

Ce qu'il faut garder au dossier

Classez les feuilles par chantier et par date, à côté du rapport journalier de la même journée. Vous les sortirez après un accident, une réclamation ou une chicane sur les heures d'un sous-traitant. La durée de conservation dépend de votre province, de vos contrats et de votre assureur : vérifiez avec eux.

Votre équipe dans JobSnap, tous les autres sur cette feuille

Pour vos propres employés, JobSnap remplace la feuille. Les travailleurs pointent sur leur téléphone, ou le quart commence tout seul quand ils entrent dans le périmètre géorepéré du chantier et se termine quand ils en sortent. Un contremaître peut pointer toute son équipe d'un coup, ou vous pouvez installer une tablette en mode kiosque à l'entrée ou dans la roulotte : elle reste verrouillée sur l'horodateur, l'équipe pointe sur ce seul appareil, et il faut la connexion du gestionnaire pour sortir du mode kiosque. Chaque punch enregistre la position, et le bureau voit en direct qui est pointé, sur le tableau de bord web. Les heures vont directement sur la feuille de temps, par chantier, donc le registre de l'entrée et la paie ne peuvent pas se contredire. Les punchs se révisent et se corrigent dans le suivi du temps.

Les travailleurs des sous-traitants, les inspecteurs, les visiteurs et les livreurs signent cette feuille à l'entrée, avec le registre de l'accueil sécurité, et l'application s'occupe de votre équipe. Sur un chantier où seule votre équipe travaille, vous pouvez laisser tomber le papier.