Suivi du temps pour entrepreneurs en CVAC : installateurs et techniciens

Une entreprise de chauffage, ventilation et climatisation vit au rythme des saisons. Les fournaises à l'automne, la climatisation à la première vague de chaleur, les thermopompes presque toute l'année, et un creux entre les deux quand les installateurs de surplus rentrent chez eux. JobSnap est une application de suivi du temps pour entrepreneurs en CVAC : chaque technicien et chaque installateur pointe sur son téléphone, ses heures sont réparties par chantier, et les photos de chaque appareil installé restent là où le bureau les trouve.

Une journée en CVAC

En résidentiel, une équipe d'installation, c'est souvent deux personnes et une maison par jour : sortir l'ancienne fournaise, poser l'unité extérieure, passer les lignes, faire la mise en service. Quand les conduits sont trop petits ou que le panneau n'a plus de place pour le disjoncteur, une installation d'une journée en prend deux, et la deuxième journée doit s'expliquer. Les techniciens de service travaillent seuls : quatre à six entretiens par jour hors saison, des appels sans chauffage à la chaîne en janvier. En commercial, ce sont des unités sur le toit, une nacelle louée, parfois une équipe de ferblantiers sur un bâtiment neuf pendant des semaines. Les heures et les preuves se perdent toujours aux mêmes endroits :

Les courtes visites mises ensemble. Cinq entretiens deviennent « 8 heures, divers », et personne ne sait quels clients coûtent plus que ce que le contrat rapporte.
La plaque signalétique. L'enregistrement de la garantie et certains programmes demandent le modèle et le numéro de série de l'appareil installé. La photo est dans le téléphone d'un installateur, si elle a été prise.
La surprise du jour d'installation. L'extra est réel, mais quand la facture part, personne n'a noté pourquoi ça a pris plus de temps.
Les saisonniers. Des installateurs embauchés pour la pointe, mis à pied après, réembauchés l'année suivante, avec leurs dossiers éparpillés.

Comment les équipes de CVAC utilisent JobSnap

Un pointage par technicien, des heures par adresse. Le quart peut commencer tout seul quand le technicien arrive chez le client, et chaque visite va sur son propre chantier dans la feuille de temps. Cinq visites restent cinq visites.
Les équipes d'installation au tableau blanc. Une colonne par équipe avec ses installateurs et ses chantiers de la semaine. Approuvez les congés dans l'application avant la saison forte, pour ne placer personne sur une installation pendant son absence. Voyez l'horaire des équipes.
Des photos de chaque appareil. L'ancienne fournaise, la nouvelle unité en place, la plaque signalétique, le trajet des lignes annoté avec des flèches. La caméra choisit le chantier le plus proche, et la recherche trouve « thermopompe » sans que personne ait étiqueté la photo. Voyez la caméra de chantier.
Un rapport journalier les jours d'installation. L'équipe dit ce qui a été fait, ce qui a causé des retards ou des extras, et ce qu'il faut pour le lendemain. Le rapport note la météo, ce qui compte pour le travail sur le toit et à l'extérieur. Voyez les photos et rapports journaliers.
La soumission de remplacement sur la table de cuisine. Enregistrez vos installations courantes dans la bibliothèque de coûts avec un prix unitaire, envoyez le PDF avec votre logo, et faites une facture de la soumission acceptée. Voyez les soumissions et factures.

Le service et l'installation sur une seule feuille de temps

Les trois appels « pas de chauffage » d'un technicien et le remplacement de fournaise de deux jours d'une équipe d'installation se retrouvent sur la même feuille de temps, chaque chantier avec ses heures et ses photos. Les photos de la plaque signalétique et des conduites classées sous chaque chantier sont là quand vous remplissez les registres de réfrigérants qu'exigent votre province et votre certification. Beaucoup d'entreprises de CVAC partagent les chantiers avec les plombiers et partagent leurs semaines entre service et installation de la même façon.

Combien ça coûte

5 $ par employé actif par mois, minimum de 20 $, toutes les fonctions comprises. Prenons une entreprise avec quatre techniciens et trois équipes d'installation de deux en saison forte : dix personnes, 50 $ par mois. Quand la saison ralentit et que deux installateurs sont mis à pied, mettez-les en pause au lieu de les supprimer : la facture descend à 40 $ et leur historique est gardé pour l'an prochain. Les 30 premiers jours sont gratuits, sans carte de crédit.

Les questions des entrepreneurs en CVAC

Est-ce que l'application suit mes camions toute la journée ?

Non. JobSnap utilise la position du téléphone seulement pour commencer, terminer et vérifier les quarts pendant les heures de travail, et chaque technicien voit ses propres punchs.

Puis-je tracer un périmètre autour d'un gros bâtiment commercial ?

Oui. Chaque chantier peut avoir un rayon ou un contour sur mesure, et un punch fait en dehors est signalé pour révision, pas bloqué.

Les heures supplémentaires de janvier ressortent-elles à part ?

Les heures régulières et supplémentaires sont séparées sur la feuille de temps et dans l'export vers QuickBooks. Les règles varient selon la province : vérifiez celles de la vôtre.